Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 31 octobre 2026

Cette page explique comment sont traitées les données personnelles enregistrées dans l’application Kivihoo et sur le site kivihoo.com, et comment exercer vos droits, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

Qui est responsable de vos données ?

Kivihoo est un service utilisé par des gestionnaires de résidences : syndicat de copropriétaires, syndic, conseil syndical ou gestionnaire de résidence. Chacun de ces clients gère dans Kivihoo les données de ses occupants et propriétaires.

• Le client gestionnaire de votre résidence est responsable du traitement. C’est lui qui décide des données enregistrées, de leur usage, des personnes autorisées à les consulter et de leur durée de conservation.
• FIFO Informatique (Fabrice Bardey, EI) est sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Il héberge, maintient et fait évoluer l’application et assure le support, uniquement sur instruction du client. Il n’utilise pas ces données pour son propre compte, ne les vend pas, ne les cède pas et ne s’en sert pas pour de la prospection.
• FIFO Informatique n’est responsable de traitement que pour ses propres échanges avec ses clients (contacts, devis, facturation).

Quelles données sont traitées ?

Selon les choix de chaque client, l’application peut contenir :

• l’identité : civilité, nom, prénom ;
• les coordonnées : adresses postales, numéros de téléphone, adresse e-mail ;
• le lien avec la résidence : lot ou logement, qualité de propriétaire ou d’occupant ;
• des informations pratiques : véhicules et immatriculations, clés et badges ;
• vos préférences : inscription à l’annuaire, liste rouge, accord pour recevoir des e-mails ;
• pour les utilisateurs disposant d’un compte : identifiant, mot de passe (stocké sous forme hachée, jamais en clair), rôle ;
• un journal technique des connexions et actions (compte, action, date, adresse IP).

L’application n’a pas vocation à contenir de données sensibles (santé, opinions, origine, etc.). Les personnes qui saisissent des commentaires libres sont invitées à n’y inscrire que des informations utiles à la gestion de la résidence.

Pourquoi ces données sont-elles traitées ?

Les données servent à la gestion de la résidence : tenue de la liste des occupants et propriétaires, contact des résidents, gestion des clés, badges et stationnements, et sécurité du service (journal des connexions). Le client gestionnaire détermine la base légale de chaque traitement : en général l’intérêt légitime de la résidence à organiser sa gestion, et votre consentement pour l’inscription à l’annuaire et l’envoi d’e-mails.

Qui peut accéder aux données ?

• les personnes habilitées par le client gestionnaire (gestion, gardiennage, administration), selon leur rôle dans l’application ;
• FIFO Informatique, pour la maintenance et le support ;
• OVH SAS, hébergeur, qui agit comme sous-traitant ultérieur.

Aucune donnée n’est vendue, louée ou transmise à des fins commerciales. Les données sont hébergées en France et ne sont pas transférées hors de l’Union européenne.

Combien de temps sont-elles conservées ?

• Les données de la résidence sont conservées pendant la durée fixée par le client gestionnaire. Lorsqu’un compte ou une fiche est supprimé, les données sont effacées de la base.
• Le journal des connexions est conservé 6 mois, puis effacé automatiquement.
• Les sauvegardes réalisées par l’hébergeur sont conservées 30 jours.
• À la fin du contrat avec un client, ses données lui sont restituées puis supprimées.

Comment les données sont-elles protégées ?

• hébergement en France chez OVHcloud ;
• connexions chiffrées (HTTPS) ;
• accès par compte personnel, avec des droits limités selon le rôle ;
• mots de passe stockés sous forme hachée ;
• sauvegardes quotidiennes ;
• journal des accès ;
• administration de l’hébergement protégée par double authentification.

Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition, d’un droit à la portabilité de vos données, et du droit de définir des directives sur leur sort après votre décès. Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

Adressez votre demande en priorité au gestionnaire de votre résidence, qui est responsable du traitement. Si vous écrivez à FIFO Informatique (contact@iwanami.fr), votre demande sera transmise sans délai au gestionnaire concerné.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL : www.cnil.fr, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

Cookies

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Contact

FIFO Informatique, Fabrice Bardey, EI : contact@iwanami.fr. Voir aussi les mentions légales.